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セミナー参加後のレポートを書くには
社会人になると社内/社外問わず多くのセミナーに参加することが多くなります。
最大の難関はセミナーに参加した後のレポートを書くことにあると思います。
どうすれば社会人として相応しく、かつ誰でも読みやすいレポートを書けるのでしょうか？
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セミナーのレポートのポイントは？
レポートの書き方については多くの記事で説明されていますが、「実際書くのが難しい」、「レポートを上司から却下された」、「部署や上司が変わったら要求内容も大きく変わった」などが現実と思います。
しかし抑えるべきポイントを知っておけば多少の修正要求はあっても却下には至らないはずです。
１．レポートの枚数
指定された枚数が無ければ2種類の枚数しかありません。
「1枚にすべてまとめる」または「2〜3枚以内」です。
あなたが提出したレポートは上司のみならず、多くの人に回覧されるはずなので最低限の枚数で簡潔にまとめるべきです。
ですから理想は1枚にすべきなのです。
２．書くべき内容
1枚でまとめるとなると書く内容は限られてきます。
その中で誰が見ても分かるようにしなくてはいけないのです。
・参加したセミナーの名称、概要
概要は可能な限り完結にしなくてはいけません。
多くのセミナーは開催名称で大体内容が分かるようになっているはずです。
ですから概要は名称となるべく重複しないように最低限の説明にとどめるべきですが、名称から大まかでもセミナーの内容が想像できるのであれば概要は不要です。
・セミナーの内容報告
これを書くにはセミナー当日レポートを前提としたメモを取っておく必要があります。
どんなセミナーでもストーリー仕立てになっているはずで、例えば「現状の問題点」→「問題点の把握と解析」→「解決方法」→「解決後に同じ問題を起こさない対策」などと進むはずです。
これを元にレポートの見出しを考えておくのです。
具体的にはセミナーで配布される資料やテキストを参考に自分で大まかな見出しを作っておきます。
このような見出しが出来れば、あとは各見出しごとに報告文を書いていくだけです。
悩むことが少なく実に簡単にレポートを作成出来ます。
なお一つの見出しに対して報告は2〜3行くらいで書くつもりでいないとすべてを1枚に収めることが出来なくなってしまいます。
だからこそセミナー当日にレポートを前提としたメモが必要なのです。
・セミナーの感想や考察
これが最後の締めになりますが、多くの人が勘違いすることとして個人の感想を書くべきではありません。
あなた個人ではなくて、会社の代表としてセミナーに参加している社員としての感想を書く必要があるのです。
例として、「当社がこのシステムを導入するとなると半期で〇〇万円かかるが、効率が飛躍的に上がるので費用対効果を早速検討すべきと思う」などと書きます。
これを「良いシステムだと思いますが、高いと思いました」と書くとこれは個人の感想文になってしまうのです。
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３．レポートに書いてはいけないこと
先に述べた「個人の感想」の他に以下のような内容はレポートに書くべきではありません。
・セミナー主催者のことを事細かく書く
レポートに慣れていない人だと、その会社や団体の歴史や主力商品、売り上げや拠点などまで書く人がいます。
これらは全くの不要で主催者の会社名や団体名が記載されるだけで充分なのです。
説明担当者の氏名や経歴も不要です。
もし書くとなると業界で相当有名な人の場合くらいでしょうか。
あなたのレポートを読んでどんな会社か分からない、知りたいと思った人がいたら、その人はセミナーで配布された資料を見たり、自分でネットなどで調べればよい話しです。
・セミナー会場はどうでもよいこと
「〇〇駅から徒歩10分、大変に立派な10階建てのビルの5階が会場だった」などセミナー会場への交通や雰囲気などを書くのは言語道断です。
・偏った内容のレポートを書いてはいけない
あくまでも中立的な立場で報告することが必要です。
どういうことかというと、「紹介されたこのシステムは〇〇について大いなる疑問がある」などは個人の感想を言っているにすぎませんし、悪口を書いているだけです。
会社の代表として参加するわけですから聞いてきた内容をありのまま伝え、そのジャッジは社内で行ってもらうのがあなたの役目なのです。
・配布された資料の抜粋文
当日もらう資料はセミナーのレポートを書くための例文集ではありません。
あくまでも参考資料であり、セミナーであなたが受講した内容をあなたの視点で書くべきなのです。
但し説明をどうしても長くする必要がある、などの場合はレポートに「別途配布資料参照」と一言書けばすみます。
・別紙添付は配布された資料のことだけにする
別紙添付と称して自分で独自の説明ページを作ってはいけません。
実際の例としてレポート本体は1枚に収めたが、「別紙添付」として作った資料(文書）が5ページ以上もあったなどいったい何を報告したいのか分からなくなってしまいます。
これは単なる自己満足の趣味に過ぎないのです。
・レポートに画像は不要
パソコンで何でもできる時代になったせいか、ネットで画像をわざわざ探して挿入する人もいれば、配布された資料の該当部分を撮影して挿入する人もたまにいます。
どんな内容のセミナーであってもレポートに画像は不要です。
必要であれば配布資料参照、と書けばよいだけです。
但し上司（会社）が「説明が分かりやすくなるのであれば最低限の画像は入れること」というのであれば話は別ですが、このような場合でも画像の挿入によってレポートのページ数が増えてはいけません。
・謝辞は不要
感想の最後にたまに謝辞を書く人がいます。
聞くと「今回のセミナーは定員や費用の面でかなり厳しく、営業部の〇〇さんが特別なルートで申し込んでくれた」からとかいう人がいるのです。
レポートには全く不要であり、絶対にこのようなことを書いてはいけません。
このレポートはセミナー終了後に社内で共有する重要な管理資料なのです。
どんなに世話になった人がいても個人的な事は絶対に書いてはいけません。
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レポートのひな型やテンプレートってないのかな
レポートのひな形は会社で用意しているところもありますが、無くてもネット上には非常に多くのレポート用ひな形が溢れていて殆ど全て無料で使えます。
あなたの参加するセミナーにあったものを選べば良いので、社会に出て初めてセミナーに参加してレポートを書くという方はこれらのひな形を利用されると良いと思います。
これらのひな形を2〜3度使えば自ずと自分に使いやすい形態が分かって来るので、自分で独自のひな形を作って使うのが良いでしょう。
ひな形は記入すべき内容が決められていて、結果として枚数を抑えることが出来ますのでカスタマイズしながら使うことをおススメします。
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セミナー参加後のレポートの書き方まとめ
レポートは帰社後または明日書けばいいから、ではろくな報告が出来ません。
セミナー当日からレポート作成の準備が始まっているのです。
セミナーを聞きながら報告をするためのストーリーを考えて、簡潔にまとめることを考えます。
そうすれば話を聞きながらレポートの半分くらいの作業は終わってしまいますし、セミナーの内容の理解度も高まります。
セミナーの報告はあくまでも帰社後に社内で今後の参考にしてもらうために行うものなのです。
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