「フローチャートって、板張りの床のこと？」
「それはフローリングだね」
「フローチャートって、ヒット曲のランキング？」
「それはヒットチャート…」
「フローチャートって、凍ったカカオ菓子のこと？」
「それはフローズンチョコレート！」
何が何だか分からない人にもすぐわかる、フローチャートの書き方です。
⇒ 書き方のポイントから例文まで！昇進・昇格の抱負って何を書けばいいの？
フローチャートとは？
「フロー＝流れ」「チャート＝図」という意味。
フローチャートとは、行動の流れを四角やひし形などの図形を使って表わした図のことです。
元々はコンピューターのプログラミングで使われていましたが、現在では、他のいろいろな分野にも応用されています。
下の図は、レストランに行って食事をするという行動の流れを、図形で表わしたものです。
四角は行動を、矢印は流れを示します。
ひし形は分岐を表わしていて、レストランに空席があればYesの線に沿って席に着き、空席がなければNoの線に沿って入り口で待つことを示しています。
フローチャートの基本図形
フローチャートに使われる図形は、それぞれに意味を持っています。本当は、いろいろな図形があるのですが、最低限、必要なのは下の3つです。この3つを組み合わせて、行動の流れを図に示せばフローチャートが書けます。
フローチャートを書く時の注意点
いくつかのルールがあります。自分だけで使うのであれば自分が分かればいいでしょうが、他の人と共有するのであれば、ルールに沿って書く方が良いでしょう。
- 作業の流れを示す矢印は、箱（図形）から離れないようにします。
- 分岐するときは、Yes、Noを書きます。
- 入る線は、横から入れません。上から入るようにします。
（分岐した線を、ついつい横から箱に入れてしまいがちです。横から入れると上から下への流れに横からの流れが加わって、複雑になってしまいます。） - 基本的には、Yesが下方向、Noが右方向へ分岐するように矢印を書き、Yesだった時の流れが縦方向になるようにします。
（複雑化したものだと、この通りではないものもあります）
仕事や生活に生かせるフローチャート
フローチャットは、本来、プログラミングの設計段階で作られていました。
フローチャートを使うと文章で示すよりも分かりやすいのでプログラミングしやすく、しかも複数人で作るときも手分けしやすいのです。効率もよくなり、誤りにも気づきやすくなります。
プログラミングに慣れた人の中には、フローチャートを書かずに、そのまま直接プログラミングする事ができる人もいるのですが、フローチャートを書いておくと、頭の中に描いている流れを視覚化でき、漏れやバグが少なく、誤っている場合にどこまで戻れば良いか気づきやすいという利点があります。
そのため、プログラミングを学校等で習う初心者は、まずフローチャートの書き方を習う事が多いのです。
自分で気付かなかった誤りも、フローチャートを使えば、他の人にも指摘してもらいやすくなります。
そういった利点を考えた時に、フローチャートは、一般の仕事や生活に活かすこともできます。
個人の生活や仕事を図示すると、やるべきことが明確に可視化され、能率的に動くことができるのです。
例えば、子供と遊ぶ時に、積み木で簡単ではありますが、大きな家の模型を作りたいとします。
その時に、設計図と手順書ができていれば、その図と指示通りに積み木を積んでいけば早く作れますよね。
でも、行き当たりばったりで積んでいくと、思わぬところで崩れてしまったり、最初に想像していたのとは違った物が出来上がってしまう事もあります。
崩れる事や、予想と違う出来上がりを楽しむという教育的な目的であれば問題はないのですが、限られた時間内で、さくっと思う通りに作りたい時に、案外人は迷ってしまい、効率の悪い方法を知らないうちに取ってしまいます。
この時、わかりやすい設計図と手順書があれば、効率よく積み木模型を仕上げ、他の遊びにむかう事もできますし、子供に同じ物を真似して作ってもらいやすくもなります。
この設計図と手順書の役割を果たすのが、フローチャートとなります。
具体的な図面を書くわけではなく、どの場面で分かれ道があり、場合によってどんな道筋を取って最終的な行動へたどり着くのかという、人の行動部分の地図のようなものを簡略な図形と手順を短く省略した文章や単語であらわしたものになりますので、実に様々な場面で応用ができます。
ゲームを作る時のプログラミングや、物語の構成作業にとどまらず、今では色んな業種の会社で、フローチャートを使用して、社員同士の共有はもとより、お客様への説明だったり、取引先への説明にも使われています。
業務フローとは
仕事の流れをフローチャートに表わした図表は「業務フロー」と呼ばれます。
業務フローを作るメリットは、次のようなものです。
- 図で示しているので分かりやすいこと。
- 他の人と情報を共有しいやすいこと。
たとえば、会社の一つの部署に複数の社員がいるとき、全員の行動の流れを一枚のフローチャートに表わすと、お互いの仕事の関係がよく分かり、どういう順序で仕事を進めるべきか、みんなで情報を共有できます。
万一、仕事上で不都合なことが起きた場合も、どこに原因があるのか、どこまで戻ってやり直せば良いかが全体の流れの中でつかみやすくなります。
業務フローの例
【コンビニエンスストアの場合】
このようなフローチャートを作っておけば、仕事に慣れていない人でも、自分は何をすればよいかが一目瞭然です。
フローチャートの書き方
文具店でフローチャート用のテンプレートが販売されていますので、それを使って四角やひし形を描くこともできます。
パソコンの「エクセル」「ワード」「パワーポイント」には、フローチャート用の図形が備わっていますので、それらを使っても書けます。
ここでは、Wordを使ってフローチャートを書いてみましょう。
まず「挿入」タグをクリックし、「図形」をクリックすると、下にたくさんの図形が表示されます。その中の「フローチャート」のグループの中から選んでいきます。
図形を選んで描くと、上のようなリボンが出てきます。矢印の下向き三角形をクリックすると、色が選べるようになります。あまり濃い色よりも薄い色か枠だけの方が、文字が明瞭に見えますからオススメですが、これは好みの問題ですから、お好きなカラーにしてください。
そのあと図形の上にカーソルを置くと、文字を入力できます。
ちなみに図形の色を濃くすると白い文字が入り、薄い色か、枠だけの場合は、黒い文字が入ります。文字は「ワードアートのスタイル」で装飾することもできます。
図形と図形を結ぶときは、「線」のグループの中から矢印つきの線か、直線を選んで使ってください。
慣れると意外と簡単で、結構おもしろいですよ。
自分の行動や思考を単純化してみると、ムダが発見できます。
様々な記号全てを覚える必要はない
ワード、エクセル、パワーポイント等に標準装備されているフローチャートの記号って、結構種類がたくさんありますよね。
でも、「全部覚えなくてはならないの？」と恐れなくても、大丈夫です。
前述したとおり、基本的には３種類で行動のフローは充分描けます。
業務フローの中でも、自分の仕事の位置を明確化したり、お客様に分かりやすく説明する目的のためには、あまりごちゃごちゃ細分化するとかえって分かりにくくなりますし、プログラミング独特のループなどを表す記号は、ほとんど必要がありません。
プログラミングの場合は、コンピューターに仕事をさせなくてはならないために、細分化しないと入力し辛いものになってしまうので、工業規格であるJISで統一され、細かく決められているのです。
目的に合わせて、必要最低限の図形の意味を覚え、慣れてきたら少しずつ増やしていくと良いでしょう。
フローチャートに書く文章はどんな風に決める？
さて、いざフローチャートを書くとなると、意外と迷うのが、記号の中に入れる文章です。
ぶっちゃけ、誰にも見せない、自分の頭の中を整理するためだけのものであれば、メモ書き風でも、文章が長くても、なんでも良いのです。
要は、目的の作業がどこから始まり、どこで終わるのか。
その中で、どこで作業を分割したり、判断が必要となるのかを明確化できれば良いのです。
ひととおりの業務を、まずは箇条書きで、どんな手順があるのか、書いていきます。
ほとんどの場合、フローチャートは誰かに見せたいものでもありますので、あまり長い文章だとわかり辛くなります。
そこで、できるだけ、単語や２～３語文など、短い文に置き換え、分かりやすい表現を心掛けると良いのです。
何を（誰が）どうする、だけ書いてあれば充分です。
あとは、フローの位置関係から、何をきっかけに、どういう場合に何をするのか、が見えてきます。
挿絵などを付けると分かりやすいかもしれませんが、あまりごちゃごちゃしすぎても、かえって一見した時に見づらくなりますので、できるだけ単純な絵、または記号を入れるか、いっそ入れない方が良いでしょう。
細かな部分はできるだけ省く！
フローチャートを書きなれてくると、今度は細かくなりすぎる場合があります。
たとえば、複数の人間、あるいは部署が関連している仕事のフローチャートを書く事をまかされたとします。
自分の携わっている部分はよく知っているため、細かく書きたくなってしまうものです。
ですが、目的が全体の流れを把握するためであれば、自分だけで完結できる作業については、思い切って省略し、少な目の処理で表現する方が良いのです。
手順があまりにも細かいと、他人に見せる時にはわかり辛いものになってしまいます。
目的に合わせ、必要に応じて細かくしたり、省略するなどして、すっきりとしたイメージの物を作成してみましょう。
よく言われるのは、担当者目線で描くと、分かりやすいものになるという事です。
分岐は、まとめられるものであればできるだけまとめ、場合によってはYes、Noの２択だけでなく、条件によって３択に分かれる、などにした方がすっきりわかりやすく見える事があります。
矢印線は、極力跨がないようにするのが基本ですので、手順が多く、携わる人が多い作業の時は悩むものではありますが、一度作ってしまえば、全体の作業を把握でき、問題個所を発見しやすくなるなど、何かしらプラスになります。
フローチャートでざっくりと単純な表現を書き慣れておくことで、報告書などを作成する時にも、理路整然と書きやすくなり、スキルアップにも役立ちますよ。
作り終えたらひととおり見直そう
フローチャートのメリットの一つに、考えを整理できる、というものがあります。
せっかく苦労して作ったフローチャートなのですから、細かな部分まで見直し、どこかに問題がないか、間違っていないかなどをチェックしてみましょう。
特に、仕事で使う場合は、多数の人が見ることにもなりますので、特に、箱に入る矢印が二本以上になってしまっていないか、Yes、Noが逆になってないかなど、基本的な所はしっかりチェックしておきましょう。
箱の横から矢印が入っていないかや、分岐の条件を間違えていないかなども、割と重要なチェックポイントになってきます。
誰もが間違いにくい、はっきりとした流れにするためには、このあたりのチェックは、誰かにしてもらった方がよいかもしれません。
フローチャートを手軽に作れる無料ツールもある
マイクロソフトのOffice系のソフトを使っても図形は簡単に描けますが、クラウド上などで、手軽にフローチャートを作れるソフトを用意してくれている無料サイトもいくつかあります。
込み入った内容の物を作りたい時は、こういったツールを使うと、より手軽に作れるかもしれません。
Cacoo
https://cacoo.com/ja/home
いくつかテンプレートも用意されており、直感的に図形を並べていくだけで、矢印なども自動的に位置調整してくれ、自分で一から作るよりは時短になります。
綺麗な見た目なので、作る時も楽しく、共有機能も付いているようです。
deaw.io
https://www.draw.io/
Cacoo同様、直感的に操作でき、自動的に矢印も出てくれますので早く目的のフローチャートを作りやすいです。
会員登録すら不要なのが嬉しい所です。
Googlドライブなどにも保存できますが、英語での表記ですので、慣れていない方には難しいように感じられるかもしれません。
⇒ 【卒論の書き方】テーマが決まらない人に贈る、３つの注意点と３つのヒント！
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フローチャートは、こんなことにも使える
毎年繰り返される、年賀状書きや大掃除
毎年、年末になってバタバタしてしまう「年賀状」と「大掃除」。
これもフローチャートで管理すれば、すべきことが可視化されて行動しやすくなります。毎年のことですから、一度作っておけば繰り返して使えます。「12月10日までに」「12月15日までに」などと期限を横にメモしておけば、行動を起こしやすくなりますね。
長期間で準備する、卒論や結婚式の準備など
長い時間をかけて準備する、大切な卒論や結婚式など。
提出期限や式の日までになすべきことをフローチャートで表わすと、全体のなかで、現在どの位置にいるかが分かります。ギリギリになって焦って失敗したくないですから、早めに作っておきましょう。先輩に見せてアドバイスを受けることも、パートナーと共有して行動を確認することも、しやすくなります。
頭の中にフローチャート
あれこれと悩みがちな人は、フローチャートを自分の考え方に取り入れてみませんか。
「あれをどうしよう。もし、こうなったら…でも、そうだとすると…」と悩んでも仕方ないことは多いでしょう。
いっそ、フローチャートにしてみてはいかがでしょうか。
たとえば、「彼女（彼氏）に告白する」→「OKの返事をもらう」という流れを作るとします。
そこで「Yes」なら、次は「ときどきデートする」。「No」なら、「泣く」→「新しい恋を探す」。
人生も心も、こんなに単純化できないのは事実ですが、悩みに押しつぶされて苦しむよりは楽ですよ。
子供の教育にもフローチャート
現代では、小学生もプログラミングを習っています。
この時に使われているソフトも、フローチャートを応用したような形で、単語や文章を構造化し、並べ替える事で目的の動きをコンピューターにやらせるといった作業を行っています。
人が試行錯誤するうえで、とても論理的に、視覚的に把握しやすいので、フローチャートは子供にとっても分かりやすいのです。
子供にもできるのですから、大人も、もっと気軽に応用しても良いかもしれませんね。
⇒構成が合っていないと不合格？！卒論の書き方には構成と章立てが重要！
まとめ
フローチャートとは、行動やプログラムの流れを図形と矢印で表現した図のことです。本来は、プログラミングの設計段階で作られるものでしたが、あらゆる分野で利用されるようになっています。職場で使えば、ひとりひとりの仕事の全体での位置がわかりますし、大人数で情報の共有ができます。
個人でもフローチャートを作れば、自分のなすべきことを把握しやすくなります。
