会社では、さまざまな会議や取引先との打ち合わせなどが行なわれており、それぞれに会議議事録なり、打ち合わせ議事録がつくられています。
会議も15分くらいで終わるものもあれば、一日かけて行なう報告会などもありますね。
会社によっては会議が長引くことで業務に支障をきたしている場合も見受けられます。
それらの会議に対して、また、社外との打ち合わせについての議事録はどのように書けばよいのでしょう。
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Contents
打ち合わせ議事録の重要性と書き方
会社での打ち合わせは社内はもちろん、取引先もありますから議事録は「誰が見ても理解できる内容」にする必要があります。
社内向け、取引先向けで多少違う場合もありますが、「簡潔な内容で理解してもらう」ことに変わりはありません。
ただ、会議の重要性や、打ち合わせの軽重によって当然、議事録の書き方は違ってきます。
簡潔にすべきものではありますが、その会議の重要性によっては、より詳しくを求められる場合もあります。
それらの重要性を見ながら議事録の書き方を変えていく必要があるのです。
議事録の書き方、注意事項などを説明していきます。
議事録の重要性
議事録の重要性については打ち合わせ相手が社内、取引先を問いません。
打ち合わせた記録として重要な管理文書になるからです。
その打ち合わせによって大きなプロジェクトが始まるかもしれないし、高額な商談に繋がる可能性もあるからです。
提出先が何処であろうと「打ち合わせた内容が全て網羅されていること」、「分かりやすいこと」、「簡潔に最低限の枚数でまとめられていること」が重要です。
但し、この議事録の重要性は、行われた会議や打ち合わせの重要性によって変ってきます。
すべての会議、打ち合わせが重要であるわけではありません。
社内などでは、会議のための会議が行なわれて、効率を下げている会社も見受けられます。
重要性の低い会議などに時間をかけて詳しい議事録を作るほど、非効率なものはありません。
逆に、非常に重要な会議であるにもかかわらず、議事録が簡略化し過ぎて、何が決ったのかさえ判らないというのでは業務の進展にかかわってしまいます。
従って、議事録の重要性は、会議や取引先との打ち合わせの重要性に応じて、変えていく必要があるのです。
国会などで、内閣府と文部科学省の重要な調整議事録がなかったり、土地払い下げの調整会議の議事録が捨てられたと言うことが良く批判されています。
よく、会議の重要性というものを認識しておりませんと、他からの批判の対象になることもあるのです。
議事録を書く目的について
もう一つ、議事録をかく上で重要なことは、会議の目的と議事録を残す目的をきちんと認識して書くことです。
特に、議事録を残す目的というものを良く考える必要があります。
通常の月度業務の報告会などについては、何を議題にしたかが重要になりますし、業務の進捗会議であれば、どこまで進んで、今後誰がどのように進めるのかが重要です。
部署間の打ち合わせであれば、何をいつまでにどちらの部署が行なうのかなどが重要になります。
また、取引先との打ち合わせなどにおいては、何を依頼され、いつまでに納品するのかが重要になる場合が多いです。
このように、会議によって、何を議事録に残したいのかが違ってきますので、その議事録を残す目的に沿った内容にしていく必要があります。
議事録の書き方
議事録は社内文書として残り、取引先にも同様に提出されるものです。
しかし契約書とは違いメモの延長線上の部分もありますので、あまり堅苦しい形式にこだわる必要はありません。
たいていの会社においては、議事録の雛形がある場合も多く、インターネット上にもテンプレートなどがたくさん無料ダウンロード出来るようになっています。
メモの延長線上とはいえ、重要性の高い議事録の場合には、目的を充分に満たす必要があります。
また、重要性が低く、何も決らないという会議であれば、会議日時、出席者、会議名、作成社名のほかは、議題のみにする場合もあります。
１．議事録として最適な枚数は？
短時間の内容のない打ち合わせであれば可能な限りA4用紙1枚にまとめましょう。
社内の会議で、長時間、大人数の打ち合わせでも最大3ページ以内を目途にします。
打ち合わせた内容が多くて濃いものであっても議事録は簡潔にしないと見てもらえない、内容を把握してもらえないということになってしまうからです。
しかし、取引会社との打ち合わせで重要性のある場合は、枚数にこだわる必要はありません。
相手の会社との取り決め事項については、詳しく記載して、相手との確認事項として残しておく必要があります。
極力簡潔にする必要はありますが、ポイントは詳しく書き入れませんと、後でトラブルの元になることもあります。
会社間で契約書を交わしている場合も、契約書には詳細は書かれていません。
あとで、トラブルになった時に威力を発揮するのは、議事録になります。
従って、外部向けの場合は枚数を意識することなく、きちんと取引の調整内容については書き入れましょう。
２．関連する資料があるとき
特に取引先が絡む打ち合わせの場合は互いに多くの関連資料を出し合う事があります。
これら資料の内容を議事録に書く必要はありません。
議事録には「別紙、○○の説明書を参照」などと書いておけば良いのです。
３．打ち合わせ内容以外に必須の項目
件名、日付などの他、以下の項目は必須であり特にISO9001取得企業だと注意しなければなりません。
- 参加者全員の名前
もちろん名字だけで良いですが、部署名（会社名）を併記した全員の名字が必要です。
打ち合わせは社内だけであっても多くの部署の人が集まっている可能性もあるからです。
なお取引先が絡む場合は、相手の名前に必ず「様」を付けましょう。
また、相手の部署名とともに役職名も書き入れておきましょう。 - 議事録の管理番号
これは会社によってかなり扱いが異なりますが、管理文書ですので注意する必要があります。基本的には、トラブルが起こった時にいつでも出せるようにするのが、管理番号の目的です。
トラブルが起こった時に、あちこち探さなければならないというのでは、話になりませんので、管理番号は確実に記載しておきましょう。
システム上に議事録が乗せあげられている場合は、作成時に自動的に管理番号は割り当てられます。 - 打ち合わせ後の業務を明記する
打ち合わせをするという事は新しいことをするための話し合いですから、「〇月□日までに営業のYYさんがこの作業をしておくこと」など作業分担や期限などの決定事項を明確に書いておく必要があります。
もちろん取引先が行う作業についても同様です。
但し、会議で何も明確に決められていない場合は、書く必要はありません。
そのような会議も実際には多いです。
また、反省会議のような場合は、議題の羅列でもよいでしょう。 - 関連部署や取引先の確認印
全員の確認印は不要ですが、参加部署の代表一人と取引先の責任者の確認印やサインは必要です。これによって互いに「今回の議事録の内容で問題はない」という事が確認出来るからです。
なお、確認や承認印を押す人の職位などは会社によって異なりますので事前に確認しておきましょう。まあ、確認印というのは、古い日本のしきたりのようなもので、稟議書の名残りです。
現在では、システム上に乗せあげられている場合は、自動的に参加部署を設定すれば、自動的に回ります。特に、議事録で今後の役割などの決定事項がない場合は、確認というよりも報告ということで自動的に全員に配信される場合も多いです。
但し、取引先との調整会議の議事録の場合は、あとのトラブルを防ぐ意味でも、確実に確認印やサインをもらっておく必要があります。
４．具体的な項目
会社によりフォーマットが決まっている場合はそれに従いますが、特に決まっていなければ以下のように書いていけばまず問題はありません。
（０）作成者名及び作成部署
（１）議事録の件名
（２）日時、場所
（３）参加者名（取引先も）
（４）概要。何についての打ち合わせか（以下の打ち合わせ内容により本項目は省略可）
（５）打ち合わせの内容
この部分はどうしても長文になりがちですが、可能な限り簡潔に書きましょう。主なポイントは以下の項目です。
・何について明らかにしておかなければならないのか？
・現状解決しなければならない問題点は何か？
・大至急アクションを取るべき項目は何か？
・各部署の担当作業、期限、優先度など
（6）次回の打ち合わせ予定
あくまでも内部の場合であり、外部向けの場合は、打ち合わせないようについては、詳しく記載する必要があります。
特に外部との打ち合わせが長時間になる場合には、書記のような人を置いて、逐次議事録を作成していくと言うことも必要です。
そして、最後に相手に今回の会議はこのような内容ですねと確認を取れるのが一番です。
いずれにしても、決定事項は必ず入れるようにしてください。
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良い議事録と悪い議事録の違い
一概に良い議事録と悪い議事録と言われるものでも、その重要性、位置付けによって変わってくる場合がありす。
特に、社内向けと社外向けで提出する目的や基準が違うため、逆になる場合もあります。
良い議事録とは？
社内向けにおいては、良い議事録は何といっても簡潔で短く必要なことが記録されていることです。
当たり前ですが、多くの人に打ち合わせの内容を伝えるのは簡単ではありません。
勘違いしがちなのは、議事録は打ち合わせに参加した人だけが見るのではなくて、他部署の人も見るという事です。
基本的には、議事録を見るのは通常は自分の会社内だけになります。
重要事項がある場合には、社外秘になることもあります。
それだけに会社内で通用する表現はよいですが、口語調などでは書かないようにしましょう。
逆に、社外の取引先などに見せるような議事録の場合には、相手の会社にもわかる表現で書く必要があります。
自社内で日常使っている書き方、表現でも取引先にとっては理解しにくい、強い違和感があるなどの問題が生じることもあるのです。
それによって、将来、トラブルになった時に、意味不明として証明出来なくなる場合もあります。
外部に向けては文章自体も特殊な用語を使わず極力平穏な言葉で書くべきです。
仕事のプロセスの一部として非常に重要な管理文書ということを忘れてはいけません。
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悪い議事録とは？
内部用の議事録においては、実は悪いと言われる議事録で、打ち合わせをした内容が書かれていない、抜けているというのは少ないのです。
どういうことかというと、悪い議事録は「内容が濃すぎる」のです。
つまり細かいことまで徹底的に記載するので内容は書かれているが議事録として膨大なページ数になってしまうという事です。
こういう書き方は作成者の自己満足に過ぎないのです。
細部まで書けば良いという事は決してありません。
但し、外部向けの場合には、詳しく書く必要があります。
特にそれが契約内容にかかわるようなことについては、詳しく記載しておく必要があります。
判り易く好感の持てる議事録の5つのポイント
一つ確認しておく必要があるのは、判り易く好感の持てる議事録がそのまま、業務の効率につながるものでもないことです。
好感と言う点での観点とは違う効率化の観点で必要な場合があると言う点です。
- 長文化を防ぐ
議事録はほとんどの場合打ち合わせの場で書いているはずです。だから内容が煩雑かつ長文化しやすくなるのです。
打ち合わせは行ってみないと見えない部分もたくさんありますが、「○○について」ということは分かったうえで参加するわけですから事前に簡単なフォーマットを作っておけば自然と記載する項目が決まります。
項目がはっきりしていれば無駄な長文化を防ぎ、自然に必要な事だけ書くようになります。 - 事前に打ち合わせ内容を把握する
打ち合せ開始前に必要な資料は配布されると思いますので、それを事前に少しでも目を通しておけば書かなくてはならない項目はある程度把握できると思います。
逆に言えば書かなくてもよい項目が分かるという事です。 - 最低限の画像の挿入
運用で禁止されていなければ分かりやすくするために最低限の画像を入れることも良いと思います。時として画像を入れることによって長文化を防ぎより分かりやすくなることがあるからです。ただし、ファイルサイズの縮小化のためにも極力使わないようにして、最低限に限りましょう。
通常、内部の会議であれば、ポイントがわかればよいのであって、社内向けには効率化の観点で基本的に必要ありません。但し、体外向けの場合は、イメージしにくいところには積極的に入れるようにしてください。 - 次回までの作業分担や期限を明確に記している
つまり誰がいつまでに宿題をやるかということです。
非常に重要な事ですが、この当たり前がきちんと記載されていない議事録も実際には多く、組織を超えた大きなトラブルに発展する可能性があります。 - 議事録の仕上げは後にする
問題が無ければ打ち合わせの場で議事録を仕上げることをしないというのも冷静に文書作成をすることが出来ます。これにより文章の何処が悪くて不要なのかなどがはっきりします。
効率化のための議事録作成術
以上のような判り易い議事録と言う観点でのポイントを確認しながらも、極力時間を節約して書いていく必要があります。
基本的に、議事録はお金を生み出すものではありません。
お金を生み出すためのツールとしての位置付けに過ぎません。
その意味では、議事録は会議中に書けるのであれば、その場で完成させることも効率化になります。
そして、その場で見栄えは良くなくても、出席者の確認が取れれば、業務の進捗はスピード化されるのです。
お金がより生み出されると言うことになります。
お金を生み出すためのツールとしては、決ったことを確実に簡潔に書いておくということです。
完成した議事録のファイル形式
これは会社によって決められた形式が異なりますし、多くのファイル形式或いは紙での保存もOKとしている会社もあります。
基本は会社の運用に従う必要がありますが、特に決まっていなければ外部向けにはPDFを勧めます。
理由は取引先でも問題が無く開けるということと、文字化けをしないなどの理由です。
議事録作成時にはワードなどを使っていることが多いと思いますが、バージョンが違うと開けない、文字化けが起こる、レイアウトが崩れるなどトラブルは少なくありません。
但し、社内向けにはPDFは必要はありません。
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議事録の書き方のまとめ
簡潔かつ必要な項目に抜けが無い事が必要です。
特に取引先に出す場合は社内独自の言葉、省略形を使わずに書く必要があります。
打ち合わせメモでもありますが、実際には多くの部署や取引先にも渡る管理文書ですので、この点を忘れないように心がけてください。
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