会社などでミスをしてしまって、上司から顛末書を書けと言われたことはありませんか。
まあ、小さなミスはともかく、社外とのトラブルや大きな金額のミスなどがあれば、やはり書かなければなりませんね。
では、顛末書はどう書けばいいのでしょう。
会社で専用の書式やテンプレートがあれば、それを使って書きますが、ない場合もあります。
ない場合にはどう書けばいいのかわからないですよね。
また、よく「始末書を取られた」とよく言われますが、顛末書と始末書の違いって何なのでしょう。
この記事内でもこれらの疑問にお答えしますが、別記事でも顛末書と始末書の書き方や両者の違いに関する情報をご紹介していますので、こちらも確認してみるとよいでしょう。
⇒ 「顛末書と始末書の書き方｜社外・社内」の記事一覧はこちらから
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Contents
顛末書とは何か？
顛末書（てんまつしょ）とは、仕事上で、自分の会社などに迷惑をかけるミス、不始末、不祥事などのトラブルが発生した場合に、会社に対してそのトラブルの一部始終を報告するための文書です。
そのようなトラブルが二度と起こらないように、謝罪、反省とともに、その経過・結末などから原因を究明させ、今後の対応策につながるよう報告する文書になります。
どちらかと言えば、謝罪、反省よりも原因追求と対策が主になります。
トラブルは、会社に金銭的な迷惑をかけたり、対外的に取引会社に迷惑をかける場合など比較的大きな事案になります。
場合によっては、降格、懲戒処分などと結び付く場合もありますので、そのようなミス、トラブルは是非避けたいものです。
「顛末」とは何か？
よく「ことの顛末は」という言い回しは聞いたことがありますよね。
「顛末」というのは、もともと顛（いただき）から末（すえ）までと言う意味であり、最初から終わりまでの事情、すなわち、「一部始終」という意味になります。
会社などに迷惑のかかったミス、トラブルなどの最初のきっかけから最後の始末まですべてと言うことになります。
その意味には、謝罪や反省という意味は無いのです。
顛末書と始末書の違いとは？
顛末書と始末書は、どちらも同じように会社に迷惑をかけるミスやトラブルについての報告書で共通していますが、始末書はどちらかと言えば、謝罪・反省の意味合いの強い文書です。
個人の不注意或いは故意によるミスやトラブルの場合、始末書が待っていると言えます。
したがって、始末書の場合は、降格や懲戒処分に結び付く場合も多くあります。
また、会社によっては、顛末書と始末書の両方とも出させるところもあります。
簡単に言えば、以下のようなイメージです。
顛末書・・・今後の対策のためのもの。トラブルの発生から最後までを書き記すもの。
始末書・・・反省や謝罪の意味を込めたもの。顛末書に記載の内容に追加して、さらに謝罪や反省の意味合いを追加して書く。
顛末書と始末書、重いのはどちら？
もともと、顛末書は同様のトラブル、ミスが再び起こらないように、会社としての対応ができるように提出するものです。
したがって、何らかのトラブルがあれば、その原因が会社の組織がらみである場合や運営方法が問題である場合でも提出されます。
それに対して、始末書は個人的なミス、トラブルに起因して生じたものを対象にしている場合が多く、反省、謝罪の意味合いが強いといます。
個人として提出する報告書としては、やはり始末書の方が重いと言わざるを得ません。
それゆえに、処分が伴うことも多いのです。
いずれにしても、トラブルやミスは起こさない方がよいに決っています。
始末書の書き方や始末書と反省文の違いについては、こちらの記事で詳しく紹介してますので参考にしてください。
顛末書の書き方
会社として二度と同じトラブルが生じないように対策を講じなければならない場合もあり、顛末書には、トラブルの経緯、原因について、客観的に詳しく書く必要があります。
原因が明確になっていれば、社内の規定、運用ルールなどを変えることで対策が取れる場合が少なくありませんので、会社組織にとっては非常に重要な文書であると言えます。
その意味で、発端からの経緯とそれがどのように結末に至ったのかを詳細に書くとともに、ミスやトラブルが起こった原因についても言及しておく必要があります。
ですので、次のような事項については記載してください。
できるかぎり、時系列に沿って、分かりやすく記載しましょう。
5W1Hを明記する・・・「いつ（When）、どこで（Where）、誰が（Who）、何を（What）、なぜ（Why）、どのように（How）」起こったのかなどを明記します。
経緯と原因、対策案を明記する・・・その起こったミス、トラブルはどのような経緯で起こったのか、何に原因があったのか、それらを避けるためにはどうすればよかったのかなどについて明記しましょう。
もしもあなたに原因の全部または一部があれば・・・本来的には顛末書には個人的な反省・謝罪は必要ありませんが、引き起こした原因の一つが自分である場合は、反省・謝罪は入れた方がよいでしょう。
このような点について、書き入れるようにしてください。
顛末書は、基本的には、パソコンのワードなどで作成するようにしましょう。
顛末書はあくまで二度とトラブルが会社として起こらないように出させるものです。
したがって、印字され、長期の保管も効くような文書として提出してください。
また、会社によっては、書式やテンプレートが決っている場合もあり、その場合はそれに沿って書くことになります。
手書きで顛末書を書くときには
会社にテンプレートがない場合、手書きで書くこともできます。
自分の責任を感じている場合には、手書きで書くことで誠意を示せて、反省や謝罪の気持が伝わりやすくなるという利点があります。
特に、社外へ提出しなくてはならないときなどは、手書きの方が好まれる傾向にあります。
その場合は、上司に相談して、パソコンで書くか、手書きで書くか決めることをおすすめします。
手書きで書く場合は、縦書きで、罫線の入った便箋に、黒か紺色のインクで書くことが望ましいでしょう。
書き方は、横書きの場合と少し違ってきます。
最初に「顛末書」と書き、宛先を書きます。
それから本文を書いて、日付と自分の名前は文書の終わりに書きます。
縦書きで書いた場合も、横書きで書いた場合も、白い封筒に入れて提出します。
封筒には、表に「顛末書」と書き、裏に提出者の部署と名前を書いておきます。
雨などでにじまないように、水性の筆記具ではなく、黒のボールペンなどを使って書きましょう。
顛末書のテンプレート
顛末書は、使われないのが一番よいのですが、人間がやることですから、ミスは必ず発生します。
起こってしまったら仕方がありません。
次のために気持ちを切り替えて、後始末をしましょう。
顛末書は、多少規模の大きな会社になれば、たいていテンプレートが用意されていますので、その場合にはそれを利用しましょう。
もしもなければ、以下のような内容を書きます。
- 日付
- 宛先
- 自分の氏名・印…署名は自筆にします。印もはっきりとまっすぐに。
- 「顛末書」
- 内容の要約…何に対しての顛末書なのかを明らかにします。（以後の項目は「記」を入れて簡潔に記載していきます）
- 原因
- 経緯…事故などの場合、時系列にそって分かりやすくまとめてもよいです。
- 損害
- 今後の対策
- 「以上」
必要に応じて、「対処方法」「場所」なども記入していきましょう。
謝罪は書かなくてもよいともいわれますが、自分の責任を感じている場合は、謝罪や反省を書いておきましょう。
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顛末書の例文
事故を起こしたときの顛末書
事故にも、破損事故や交通事故などさまざまなケースがあります。
場合によっては社外に提出することも考えられます。
下の例文は、社内に向けた交通事故の顛末書です。
〇〇年〇〇月〇〇日 顛末書 〇〇部 〇〇部長 〇〇部〇〇課 山田 太郎（印） この度、引き起こしました接触事故について、発生原因ならびに経緯、再発防止のための今後の方針をご報告致します。 記 ・発生日時および発生場所 〇〇年〇〇月〇〇日に、国道〇〇号線〇〇交差点付近にて接触事故発生
・経緯および原因 当日は、祝日であって、道路の渋滞が激しく、お客様への商品搬送予定時間が差し迫っていたため、日ごろはあまり使うことのない国道〇〇号線から新しく伸びた〇〇バイパスへの迂回道を選択した。 迂回道への右折の際の交差点には信号機がなかったが、正面直進方向から来た大型トラックまでは距離があったため、急ぎ右折をしようとした。 その際に、大型トラックの脇から二輪車が直進してきていたのを見逃し、ブレーキをかけたが間に合わず、接触事故が発生した。
・対処内容 当方の不注意により発生した事故のため、二輪車運転手と双方で話し合い、当方が相手方の二輪車の修繕費を負担することで示談が成立した。
・今後の対策 当日は、お客様への商品お届け時間が遅れ気味であったため、渋滞を抜けるためにう回路を選択したが、焦らずにしっかりと前方確認をしていれば発生しなかったため、私の不注意となります。 今後は、このようなことが無いよう十分な注意をはらって安全運転に徹するようにいたします。 以 上 |
遅刻したときの顛末書
例文は、遅刻して会社に損害を与えた、というケースです。
日常の遅刻なら顛末書までには至らないでしょうが、大事な商談の日に遅刻したり、しばしば遅刻したりする人は、顛末書や始末書を提出するように言われることがあるでしょう。
平成〇〇年〇月〇日 〇〇部部長 〇〇〇〇様 〇〇部〇〇課 〇〇〇〇 印 顛末書 平成〇〇年〇月〇日、〇〇〇株式会社様との〇〇〇プロジェクトのプレゼンテーションを行う重要な会議に遅刻していまいました。 今回の遅刻につきまして、詳細をここにご報告いたします。 記 1原因：前日の〇月〇日夜、友人と飲酒をしてしまい、当日の朝、つい寝坊してしまいました。 2経緯：朝、目が覚めた時は、すでに会議の始まる30分前でした。 それからすぐに準備し、会社に向かいましたが間に合わず、１時間近く〇〇〇株式会社の皆様をお待たせすることとなりました。 3損害：〇〇〇株式会社の皆様の信頼を失い、今回の〇〇〇プロジェクトの受注ができなくなりました。そのせいで、我が社に大きな損害を与えてしまいました。 4対策：今後は飲酒を慎み、目覚ましを複数個使用して寝過ごさないようにします。 また、大事な会議の日には同僚と連絡を取り合って、決して遅刻をしないようにいたします。 この度の失態を深く反省し、今後、二度とこういうことのないようにいたします。 今回は、誠に申し訳ございませんでした。 以上 |
無断欠勤したときの顛末書
無断欠勤すると、会社の仕事に差し支えるだけでなく、「事故や事件に巻き込まれてしまったのではないか」などと周囲の人に無用の心配をかけてしまいます。
少し遅れても、連絡は入れましょうね。
平成〇〇年〇月〇日 〇〇部長 〇〇〇〇様 〇〇部 〇〇〇〇 印 顛末書 平成〇〇年〇月〇日、私は、会社に連絡をすることなく、欠勤してしましました。 前日から気分がすぐれなかったのですが、〇月〇日朝、目が覚めたら高熱で体の節々も痛く、どうしても起き上がることが困難なほどでした。 本来、そこで会社に連絡を入れなくてはいけないのですが、連絡をする意欲がわかないほど体調が悪く、ついそのままになって、眠ってしまいました。 再び目が覚めたときには午後1時ごろでした。午後から連絡をするのがはばかられて、連絡もせずに欠勤することになってしまいました。 会社の皆さんからの連絡にも出なかったため、大変にご心配をおかけしてしまい、申し訳ありませんでした。 今後は、体調管理に努めるとともに、いかなる時も会社への連絡を欠かさないことを誓います。 以上 |
紛失したときの顛末書
会社の重要な備品を紛失した場合、新たに購入する必要が生まれることもあります。
鍵・社員証・会社の携帯電話などを紛失した場合は、保安上の問題が発生しますので、いつ、どこでなくしたかということは、とても重要なことです。
平成〇〇年〇月〇日 〇〇株式会社〇〇工場 工場長〇〇〇〇様 〇〇工場〇〇部〇〇課 〇〇〇〇 印 顛末書 平成〇〇年〇月〇日〇時頃、工場第2棟にあります資料室の鍵を紛失いたしました。 詳細につきましては、下記の通り報告いたします。 記 1経緯：〇月〇日〇時頃、社史の編集のために必要な工場建設当時の各種資料を取り出すため、事務室内の鍵保管庫から、資料室の鍵を借りて使用しました。必要な書類をコピーした後で、すぐに鍵を返却すべきでしたが、他の仕事があったため、鍵をポケットに入れてそのまま忘れてしまいました。 自宅に帰り、鍵のことを思い出して探しましたが、ポケットには入っていませんでした。帰宅時に利用する駅にも尋ねましたが、鍵の拾得物はないとのことでした。どこで紛失したのか、いまだに不明です。 2損害：資料室には貴重な資料も保存されているため、念のために鍵をつけ替えることになり、会社に損害を与えてしまいました。 3対策：今後は、鍵の取り扱いには十分注意して、使用後は速やかに返却いたします。 今回は、ご迷惑をおかけして、誠に申し訳ありませんでした。二度と会社の大切な備品を紛失しないように気を付けてまいります。 以上 |
社外向けに顛末書を書く場合
なお、顛末書は社内向けだけでなく、社外向けに書く場合もあります。
すなわち、取引会社や公官庁に対してトラブルなどの迷惑をかけた場合です。
納品が遅れたことにより、イベントができなくなったり、利益機会を喪失させたという場合などには賠償責任が生じてきますが、先に顛末書を出すことが多くあります。
取引先の会社内だけの事務の遅れなどだけであれば、顛末書で済むこともありますね。
いずれにしても、この場合は、個人というよりも会社として取引先、公官庁などに出すことになります。
したがって、定型的な決った文書ではなく、きちんとワードなどで文章として提出するようにしましょう。
ですから、差出人は、トラブルを起こした社員本人というよりも、上の立場の人になります。
トラブルの大きさによっては社長が差出人になることもあります。
特に、賠償問題と連動するような場合には、経緯と原因については、詳細に書き、賠償額をミニマムに抑えられるように書くべきです。
社外向け顛末書の書き方
社外向けの顛末書は、社内向けの顛末書よりも重要です。
今後の会社としての取引にも影響してきますので、きちんと事案の事実、経緯、対応方法、今後に向けた対策などを、きちんときめ細かく書く必要があります。
ミスをきっかけとして信用をなくしてしまうのか、あるいはそのリカバリー力を評価されて、かえって取引を拡大させていくきっかけとするのかは、あなたの書く顛末書にかかってきます。
特に、官公庁は別にして、取引先には自分の会社に対する信頼を再構築できるチャンスでもあるのです。
基本的な書き方そのものは、社内向け以上に「謝罪」「反省」の意味合いを持たせる必要があります。
記載事項としては、社内と同じであるものの、特に今後の対応については、詳しく何をやるのかを書いていく必要があります。
社外向け顛末書のテンプレート
社外に向けて書く顛末書の形式は、提出先の書式に従うのがよいのです。
顛末書の提出を求められた時に、書式について、確認しておきましょう。
決まった書式がない時は、社外向けの顛末書については、社内向けのものを使うわけにはいきませんし、会社として備え付けられている書式もないでしょう。
そのために、オリジナルで書く必要があります。
インターネット上には、サンプルなどが結構掲載されていますので、それらを参考に書くようにすればよいでしょう。
さすがに「社外向け顛末書のテンプレート」に特化したものは無いようですが、一応、サンプルは掲載しておきます。
個人的な感覚としては、社外向けの場合には、再発防止策のところはサンプルよりもう少し詳しく書いた方がいいかとは思います。
引用元：Ｍａｙｏｎｅｚ
顛末書を提出する時期
顛末書は、ミスやトラブルがわかった時点ではなく、それらに対する対応を終えた時点で提出するようにしてください。
二度と同じ間違いをしないように原因をはっきりさせることが目的ですから、その原因、対応なども今後の会社のために必要な事項を明確にして出す必要があるからです。
ミスやトラブルが分かったらまず何をすべきか
ミスやトラブルがわかった時点では、顛末書を書く前に、まずはどのようなことが起こっているのか、それに対して今何をしようとしているのかを、上司に対して報告しましょう。
まずは口頭で報告し、その後で速やかに報告書（会社によってはメールでまとめるのでもよいです）にします。
分かった時点でまず一報報告するのが社会人としての基本です。
そして、その報告書の中に「顛末書については別途提出いたします」と書き入れておけばよいでしょう。
顛末書を提出する際の注意点
顛末書の提出で最も求められることは、原因を明確にしてどう対策を採るべきかが判るようになっていることです。
すなわち、客観的で公平な立場に立った視点になりますので、以下のような点を明確に書きましょう。
- 問題の本質や原因、責任はどこにあるのか
- それに対してどのような対策がとれるのか
- 対策における優先順位
個人的な謝罪や反省は本来は始末書で行なうべきものなので、謝罪や反省に重きを置いてお茶を濁すような顛末書はよくありません。
例えば、発生したことに対する対策や改善案を書かずに「もうしません。気を付けます。」と書いているような顛末書はダメです。
客観性や公平性の観点で顛末書を書く際に、第三者の意見を入れたり、関係者のアンケートなどをとることも、非常によい材料になります。
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顛末書、始末書以外の文書
顛末書や始末書について見てきましたが、会社などではそれ以外にもミスをしたり、トラブルを起こした場合に出す書類があります。
それらについてみていきましょう。
トラブル報告書とは
トラブル報告書と顛末書の違い
トラブル報告書はどちらかと言えば、会社内よりも取引先への商品納入などにおけるトラブルが対象になります。
ソフト開発会社などで、ソフトを納品したけれど、予定していた機能が使えないとか、他のシステムに影響が出て、システム全体が止まってしまったというような場合が対象です。
このようなトラブルが生じた時に、社内でのトラブル報告や取引先へのトラブル報告として書かれるのが、トラブル報告書です。
顛末書は、これらのトラブルのすべて処理が済み、対策も終わった後に出されます。
しかし、トラブル報告書は、トラブルがすぐに問題につながる場合に、その経緯を中心として、現在の状況も含めて報告するものになります。
トラブル報告書の書き方
トラブル報告書は、放っておくと損害賠償責任が発生するなど、社内的にも重要で、かつその段階で原因特定できていない場合に出すことになります。
＜トラブル報告書の項目＞
- 発生日時
- トラブルの概要
- トラブルの関係先（社内の場合）
- トラブルの経緯（具体的に）
- 現在における対応方法とその結果
- 今後の予定 など
損害賠償などが求められる可能性のある場合には、社内的にその予想額も報告に入れておく必要があります。
社外の取引先に提出する場合には、謝罪の言葉も必要になるでしょう。
トラブル報告書も会社に備えられている場合もありますが、インターネット上からもダウンロードすることもできます。
基本的に、社内で決まった書式があればそれを使いますが、ない場合には、先ほどの項目をWordで書いて提出すれば問題ないでしょう。
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重要なのは、書式より内容なのです。
経緯書とは
経緯書と顛末書の違い
「経緯書」は「経緯報告書」ともいい、その名の通り、どういうプロセスでそうなったかという経緯について述べた報告書です。
顛末書のことを経緯報告書と言う人もいますが、顛末書は不祥事やトラブルについて報告する文書であり、経緯報告書で書かれる内容は不祥事やトラブルだけとは限らない、という違いがあります。
社内で経緯報告書が使われるのは、直接の担当部署ではなく、監査部や調査部などが会社の内外に対してトラブルなどの経緯を報告する場合が主になります。
「経緯書」と言った場合は、上場している会社が有価証券報告書やホームページなどで不備な点が見つかった場合に、証券取引所などから提出を求められるものです。
他には、不法入国などの疑いがかかった時に、入国するに至った経緯を入国管理局に提出する入国経緯書があります。
また、保険金請求経緯書（被保険者が保険金を請求するまでの事情を書いて保険会社に提出するもの）もあります。
したがって、社内的には、顛末書、始末書、トラブル報告書が使われます。
経緯書の書き方
どのようなことがどうやって起こったか、その因果関係を明らかにしつつ事実を報告するための文書ですので、時系列で正確に書いていくことが求められます。
関係者の話をよく聞いて、事実関係を正確につかんで書いていきます。
当事者間に主張の相違がある場合は、その違いも書いておくべきです。
自社の責任を回避するために、また逆にお客（取引先）の都合のよいように、事実を曲げて書くことはしてはいけません。
お客からクレームがきて、調査したが自社には問題はなかったときなども、先方に経緯報告書を出して状況を説明することがあります。
まずは日頃のご愛顧を感謝し、自社に問題がなくても、お客に心配をおかけした、手間を取らせたという点は記載しましょう。
調査の結果を先方に分かる言葉で記載しますが、自社に責任がなかったとしても、先方の困っている状況を改善できるように最善を尽くしている、という姿勢が伝わるように書いていきたいものです。
反省文（書）とは
反省文（書）というのは、業務上で小さなミスを犯した場合とか、社内で迷惑行為を起こした場合、トラブルを起こした場合に使われます。
会社に対して、そのトラブルに対する反省の意を提出する謝罪文書です。
どちらかと言えば、始末書に近いものですが、始末書に比べると軽い過失や規則違反が対象です。
学校などに行っていた時代には、校則違反で書かされた方もいらっしゃるかもしれませんね(笑)
反省文は、事実を正確に書くことが求められ、言い訳になっていたりしますと、つき返される可能性もあります。
何故問題が起きたのかについて、言い訳ではなく、正確な事情説明が求められますので、注意して書きましょう。
反省文の書き方
反省文（書）は、「反省しています」という印象を、提出する相手に感じさせる必要があり、言い訳などをくどくどと書くのは避けて下さい。
反省文（書）の書き方は、何に対して反省しているのかを明確にさせておく必要がありますので、以下のような項目を書きます。
＜反省文（書）の項目＞
トラブルの事実とその原因
反省と謝罪
トラブルに対して自分としてどう考えているのかと言う点を中心に書きましょう。
今後の対策
今後自分としてどのように同じトラブルを起こさないようにするのかを記載します。
提出する相手は上司である場合が多いです。
後に引きずることのないように、しっかりと誠意をもって書きましょう。
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※ 会社でミス、始末書を書くにあたりテンプレートがあれば・・・
まとめ
学生でも社会人でも、生きていればトラブルは付きものです。
それが社会人になると、責任が大きくなってきます。
通常、個人的なミスやトラブルは始末書になりますが、そのミスやトラブルが会社の運営や規定にあるのであれば、顛末書を出す必要があります。
顛末書というのは、会社で二度と同じようなミスやトラブルが起きないように対応をとるための文書です。
したがって、謝罪や反省は始末書にして、まず、ミスやトラブルが起こった経緯、原因を明確して、どう対策をとればよいのか判るように書いてください。
また、会社には顛末書や始末書以外にも、トラブル報告書や反省文などを出させる場合もありますので、どのような場合にどの書式を使うのかも覚えておく必要があります。
人間ですから、ミスやトラブルは、避けられない場合もあります。
それらに対してきちんとした対応を見せれば、会社も助かりますし、その時あなたがどういう行動をしたのかによっては、その後のあなた自身の評価も上がりますよ。
お客さまの立場でも、トラブルがあったときに真摯に対応してくれた会社というのは、信用に値すると思えるものです。
トラブルで落ち込む暇があったら、しっかりと今後の対策を考えて、スピーディに行動しましょう。
他にも、顛末書と始末書の書き方や両者の違いに関する記事をご紹介しています。
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