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会社などでミスをしたり、トラブルを起こしてしまったということはよくありますね。

そのような場合、たいがい出させられるのが「始末書」です。

 

聞いたことがありますよね。

始末書は、謝罪や反省をしている内容を書き記した文書のことです。

 

ミスやトラブルの内容によっては、降格とか懲戒処分などを受けることもありますが、まず始末書を提出して反省を表わすことは大事です。

そのようなミスやトラブルを発生させてしまった場合、始末書をどのように書けばよいのでしょうか。

 

会社によっては、始末書の書式が用意されていたり、会社の社内ネットワークの中にテンプレートが用意されている場合があります。

しかし、そのようなものがない場合にはどう書けばよいのでしょう。

そこで、始末書の書き方や、コツなどについて調べてみました。

 

似ているけれど、始末書と顛末書は違います。

もしもどちらも書くことになった場合には、まずは顛末書と始末書の書き方や両者の違いを確認してみてください。

⇒ 「顛末書と始末書の書き方|社外・社内」の記事一覧はこちらから

 

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始末書とは

始末書は、仕事をしている中でミスやトラブルを犯した場合に、事実関係を報告するとともに、謝罪し、反省の意思を表して、二度と犯さないことを約束する文書です。

そのミスやトラブルが大きい場合には、会社にとっても深刻な事案となるケースも見受けられ、ミスを犯した本人は懲戒処分に処される場合や、降格や減給などが行なわれる場合もあります。

 

また、会社だけでなく、普段の生活においてもごく軽微な法律違反をした場合にも始末書を出すことを求められることがありますね。

例えば、警察では実務的に処理に時間がかかるのを避けるために、始末書を書かせて終わらせる場合です。

また、万引きで初犯の場合はスーパーなどが始末書で済ませる場合もあります。

 

学校などでも、いじめやカンニングなどや、修学旅行で飲酒したというような場合には、一時的な停学とともに始末書を生徒に書かせる場合が多いです。

 

このように、始末書は身から出たさびに対して謝罪と反省の気持を表わし、二度と同じ不祥事を犯さないこと宣誓するための文書になります。

 

警察で書かせられる始末書とは

警察では、ごく軽微な法令の違反に対しては、時間がかかり手続きも煩雑な取調べなどを避けるために、微罪処分(びざいしょぶん)と言って、検挙せずに始末書を提出させてそれで終わらせることがあります。

それによって重大犯罪に人を割きたいという狙いです。

 

警察の始末書は、逮捕まで至らない場合、内部での仕事の完了報告をするために、始末書が唯一の資料になるのです。

したがって、始末書によって一件落着となりますので、その後、要注意人物としてリストに載せられるとか、前科が付くということはありません。

 

始末書の意味は?

警察などで行なわれている始末書は、仕事というよりも「普段の生活の中で犯した過ちをわびるもの」です。

二度と犯さないように書かせているわけですが、わびる気などはあまりなく、単に言われた通りに書類を書いただけという人もいます。

 

でも、始末書で済むのは、一度だけです。

軽微とは言え、同じような罪を重ねますと、実際に書類送検され、裁判にもかけられる場合もあり得ます。

 

学校でも同様です。

カンニングが何回も見つかれば、始末書や短期の停学では済まず、退学処分になる場合もあります。

 

軽微とは言え、意図的なトラブルは犯さないように普段から注意して、始末書を書くような事態は起こさないようにしましょう。

 

始末書と顛末書の違い

始末書顛末書(てんまつしょ)は会社に迷惑をかけるミスやトラブルについての報告書という点では共通していますが、始末書はどちらかと言えば、謝罪・反省の意味合いの強い文書です。

したがって、始末書の場合は、降格や懲戒処分に結び付く場合も多いと言えます。

 

一方、顛末書は業務上で起きたトラブルやミスが、会社の規定や、運営ルールなどによって生じている場合に、その経緯や原因、さらに対応策などを書いた、報告書に近い性質のものです。

したがって、始末書はわかった時点ですぐに出す必要がありますが、顛末書は、トラブルの処理が終わり、原因が判明して対策も講じられる段階で出すことが多いと言えます。

会社によっては両方とも出させるところもあります。

顛末書の書き方はこちらで詳しく紹介してますので参考にしてください。

※ 顛末書を書くことに!書き方や始末書との違いやコツを教えて!

 

始末書を出さなければならない社内でのミスの例


 

ここでは社内で犯し易いミス、トラブルにどのようなものがあるのか見てみましょう。

 

軽微なものとしては、
  • 報告書などの書類を紛失してしまった
  • 何度言われても遅刻をするなどの職務規定違反
  • コピー機を破損してしまった
  • つり銭を間違えて売上金が合わない
  • 会社の車で物損事故を起こした
などがあります。

 

報告書の中でも社外秘の報告書を書くことになりますと、かなり罪は重くなりますが、普段使っている書式の文書の場合は始末書で済むこともあります。

いずれにしても、始末書で済むケースは、それほど会社に対する損害額は大きくない場合です。

 

では、懲戒処分も待っているような重大なミスやトラブルとはどのような場合でしょう。

会社に対して多大な金額の迷惑をかける場合としては、取引先が絡む場合公序良俗に反する問題の場合が多くあります。

 

例えば、
  • レジをしていて売上金を何回もごまかして多額のお金を盗んだ
  • 架空の領収書を作って会社からお金を引き出した
  • いい加減な経理処理で税務調査で大きな追徴税をとられた
  • 居眠り運転で人身事故などを起こした
  • 納期を間違えて遅れて納品したために、相手の利益機会を奪って損害賠償請求をされた
などというような場合です。

 

意図的に不正をやった場合には社内規定などで懲戒解雇の対象にもなりますが、まずは始末書になります。

意図的でなくても、重大な業務上の過失が認められれば、当然懲戒処分の対象になります。

 

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始末書の書き方

始末書は、謝罪と反省の意を表明し、二度と犯さないことを宣誓する文書ですが、あくまでも業務文書になりますから、簡潔な表現で書きます。

 

ただし、出来事の経緯などの必要事項はきちんと記載する必要があります。

すなわち、いつ、どこで、どのようなことを起こしたのか、どういう状況でそうなったのかなどを明記した上で、謝罪と反省の気持を表わします。

 

始末書の形式(用紙は便箋か、コピー用紙か・縦書きか、横書きかなど)は、提出先の書き方に従います。

正式な始末書は便箋に縦書きですが、横書きでパソコンを使い、コピー用紙にプリントアウトしたものを認めるところも増えています。

 

横書きの場合の始末書の書き方

1、宛先を書きます。(左に寄せます)

 

2、作成日(提出日)と差出人の部署・氏名を書きます。(右に寄せます)

パソコンで作る場合でも、氏名だけは手書きし、横に捺印します。

日付は、最初の行の右上に書くこともあります。

ミスを犯した本人の名前は、文書の末尾の右下に書く方式もあります。

差出人の名前を本文の右上に書くというのは、現在のビジネス文書では主流で、始末書でもその形式で書かれていることが一般的です。

しかし本来は西洋式の書き方ですから、日本人の感覚だと「差出人が上?」と、違和感があります。始末書のように謝罪する文書では、差出人の名は下の方に置きたいと考えて末尾に書く人もいます。

会社のテンプレートや、書き方の指示があればその通りにしましょう。

 

3、表題

シンプルに「始末書」という題を書きます。

 

4、書き出し

まず、お詫びの言葉から書き始めると書きやすいようです。

「私は、……し、大変にご迷惑をおかけしました。ここに始末書を提出し、お詫び申し上げます」というような書き出しが書きやすいでしょう。

 

5、トラブルやミスの内容、原因を記します。

どういう状況下でどういうミスを犯したか、その原因は何か、客観的に書きます。

ここで、言い訳がましいことを書いてはいけません。

 

6、ミスの再発を防ぐための対策を記します。

5で、原因を書きましたから、それをもとに再発防止のためにどういうことをするかを書きます。

 

7、お詫びの言葉

謝罪と反省の言葉、二度と過ちを繰り返さないという決意を書きます。

 

8、弁償や補償について

場合によっては、何らかの弁償を求められることもあるでしょう。支払いに関しては、会社と相談して、互いに納得の上で始末書に記載します。

 

9、封筒

表面に始末書と書き、裏面に所属・氏名を記した白い封筒に入れます。社外に提出する場合は、裏面には会社の名前・所属・氏名を書きます。

 

縦書きの場合の始末書の書き方

横書きの場合と同じように考えていいのですが、自分の氏名は一番後ろに持ってきて、捺印は氏名の下にします。

 

始末書テンプレート

軽微なミス、トラブルであれば、わかった時点で出来る限り早く始末書を提出する必要があります。

その場合、どのような形で始末書を出すのでしょうか。

 

会社などでは始末書の書式を用意していて、社内ネットの端末からテンプレートをダウンロードすることができるところもあります。

テンプレートが用意されていれば、日付、所属部署、氏名、ミスの内容・原因、ミスによる損害、反省の言葉などを書き込んでいけば始末書ができあがることになります。

 

しかし、社内に反省文のテンプレートがない場合には、自分で作る必要があります。

インターネット上にはいろいろなサイトで始末書のテンプレートが公開されていて、無料でダウンロードできるところもありますので、それらを利用して作成するのも便利ですね。

 

ただし内容は、インターネットでダウンロードしたものを少し変えただけというものではだめです。

あくまでも、自分なりの対策や、反省の気持ちを書くようにしましょう。

 

テンプレート例

〇〇株式会社

代表取締役

〇〇〇〇様

〇〇〇〇年〇月〇日

〇〇部〇〇課

〇〇〇〇 印

始末書

この度、私は、………というミスを犯し、大変なご迷惑をおかけしました。

反省し始末書を提出します。

平成〇〇年〇月〇日〇時頃、………しました。

(不始末の具体的な状況を説明)

その原因は………でした。

(不始末が発生した原因を書く)

そのため………となってしまいました。

(結果を書く)

このことは、私の………が原因であり、深く反省しております。以後同じことを繰り返さないよう………してまいります。

(反省と再発防止の方法と決意を書く)

この度の不始末につきまして、心よりお詫び申しあげます。

(お詫びの言葉を書く)

以上

 

始末書の書き方のサンプルや例文

いくつかご紹介しますが、これらはあくまでもサンプルです。

もしも始末書を書くことになったら、これらを参考にして、自分なりの反省の意思がよく伝わるように心を込めて丁寧に書きましょう。

 

鍵紛失の際の始末の書き方例

軽微なトラブル例として、会社で鍵を紛失した際における始末書の書き方例をご紹介します。

これが最良というわけではありませんが、参考にはなると思います。

 

冒頭で謝罪、最後にも反省としっかりと書かれており、始末書を書く上では良いサンプルと思います。

事案が軽微な鍵紛失の場合においてもこのようにきちんと書くことが、今後の会社内における評価にもつながります。

 

平成〇〇年〇〇月〇〇日

株式会社□□□□□

代表取締役社長 □□□□ 殿

〇〇部〇〇課 □□□□  印

始末書

この度は、私の不注意で◯◯室の鍵を紛失してしまい、皆様に多大なご迷惑とご心配をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

◯◯室の鍵の紛失は、平成〇〇年〇〇月〇〇日の帰宅後に気付きました。◯◯室を施錠後、財布のキーリングに付けて持ち帰ったはずですが、帰宅途中に財布ごと紛失していまいました。

警察に遺失届を提出し、紛失日当夜に立ち寄った◯◯駅をはじめ、帰宅経路を捜索中ですが、現在のところ発見できておりません。

鍵の取り扱いには細心の注意を払うようご指導いただいていたにもかかわらず、このような事態を引き起こしてしまい、弁解の余地はございません。深く反省すると共に、今後は、財布とは別に持ち歩く、紐やチェーンなどで身につけるなど管理方法を改善し、二度と同じ不始末を繰り返さないことを誓います。

何とぞ寛大なご処置を賜りますようお願い申し上げます。

以上

(引用 鍵開け/交換/修理マイスター

 

業務中の駐車違反の際の始末書の書き方例

社内の軽微なトラブル(駐車違反)における始末書の例です。

社用車を使っての業務中に駐車違反切符を切られた!なんて、ありがちですね。

 

2016年4月1日

代表取締役社長 西門圭一郎様

始末書

私は、業務用車両による駐車違反を犯しました。ここに始末書を提出し、お詫び申し上げます。

駐車違反を犯したのは、3月30日、納品のために乗車したときのことです。納品先の駐車場に空きがなかったため、その前の公道に駐車して納品を済ませました。車を離れたのは10分ほどでしたが、戻ったときには駐車違反のステッカーが貼られており、罰金15,000円を課されました。

今後は、業務用車両を運転するときには駐車場案内システムを利用し、また、駐車場所から納品先まで距離がある場合に備えて台車を積んで行くよう心掛け、二度と同じ過ちを犯さないように致します。

このたびは私の不心得から会社にご迷惑をお掛けし、心よりお詫び申し上げます。

法人営業部 営業一課

東大寺義満 印

(引用 失敗しないビジネス例文

 

会社を代表して取引先に出す始末書

納品する品物の数や種類を間違えた場合などは、ミスを犯した当事者は、会社に始末書を提出しますが、大切な取引先に迷惑をかけてしまえば、社長が相手企業に始末書を提出することになります。

社外に出す場合は「お詫び状」「謝罪文」とも言います。

ミスやトラブルによっては、今後の取引に影響を及ぼす可能性もありますので、社内向けの始末書よりも気を配って書く必要があります。

 

平成〇〇年〇月〇日

〇〇株式会社

〇〇工場 工場長

〇〇〇〇様

〇〇株式会社

代表取締役

〇〇〇〇 印

始末書

今回、ご注文の商品を誤って、別の商品をお送りするという過ちを犯してしまい、御社には大変なご迷惑をおかけしました。ここに、心よりお詫び申し上げます。

発注の部品の数量・品番などを正確に納入することは、基本中の基本であります。

しかし、その基本が守られていなかったことは、まことに痛恨の極みであり、会社の代表者として、責任を痛感いたしております。

今後は、こうした過ちを二度と繰り返さないように、確認作業を徹底するようにいたします。また、社員教育にも今まで以上に力を入れていく所存です。

まずは、書面をもちまして、深くお詫びをいたします。

どうぞ、今回は寛大なご処置を賜りますよう、伏してお願い申し上げます。

以上

 

セクハラ・パワハラ行為に関しての始末書

セクハラ(セクシュアルハラスメント)」とは、相手が不快に感じる性的な言動のことで、被害を受けるのは女性だけとは限りません。

 

現在、セクハラに対する社会的な批判は大きく、セクハラ行為を常習的に行う社員個人が批判されるのはもちろんですが、セクハラ行為を知りながら放置した場合は、会社の責任を問う声も上がります。

セクハラによって、被害を受けた人は、損害賠償請求することもできます。

 

セクハラかどうかの線引きは、当人が不快に感じるかどうかということですから、自分の感覚だけに基づいてセクハラではないと主張するのは困難です。

セクハラだという抗議を受けた場合は、(それが明らかな言いがかりでなければ)素直に謝罪する方がよいでしょう。

 

パワハラ(パワーハラスメント)」とは、職務上の地位や職場内での権力を利用して、業務の適正な範囲を超えて、精神的・身体的苦痛を与える行為のことです。

簡単に言えば、職場での力を利用して行われるいじめ行為です。

パワハラに対する風当たりも強くなっています。

パワハラ・セクハラに関して、「冗談のつもりだった」「訓練のつもりだった」などという言い訳は通用しません。

 

平成〇〇年〇月〇日

〇〇株式会社

〇〇部長

〇〇〇〇様

〇〇部〇〇課

〇〇〇〇 印

始末書

私は、平成〇〇年〇月〇日に開催された社内親睦会の席上で、〇〇課の女性社員〇〇〇〇氏に対して、不適切な言葉を用いて不快な気持にさせてしまったことを、深く反省し、始末書を提出して、お詫びの心を表わします。

酒席での気の緩みが原因で言ったことで、一切の責任は私にあります。

今後は酒量に注意し、二度と同じ過ちを繰り返さない所存です。

〇〇〇〇氏には、謝罪し許していただきましたが、以後は同じ不祥事を起こさないように、言動には注意して参りたいと思います。

今回は、本当に申し訳ありませんでした。

以上

顛末書のサンプルや例文も参考になると思います。こちらの記事で詳しく紹介してますので参考にしてください。

※ 顛末書の例文が知りたい。ケース別例文サンプル集をどうぞ

始末書のNG集

こういう始末書はダメだ…というNG集。

 

× 言い訳をする→反省していないと思われます。

× 「……するようにしたいと思います」→「…します」

× 「……しないように気をつけたいと思います」→「…しません」

はっきりと断言しないと、決意が不足していると思われます。

× 遅すぎる提出→トラブルが発覚したり、処分が下されたりしたら、できるだけ早く出しましょう。

 

始末書の書き方のコツ、それは手書き!


 

始末書を書く時は、ダウンロードしたテンプレート上で、そのまま端末上で打てばよいのでしょうか。

それも一つの方法です。

 

でも、始末書はあくまで謝罪、反省が目的です。

会社の社風や、お客様の社風などにもよりますが、反省の色を濃く出すためには、できるだけ丁寧に手書きで書くことをおすすめします。

 

丁寧に心を込めて書くことにより、反省の意が相手に伝わりやすく、軽微な場合はそれで終わる場合も多くあります。

もちろん、乱筆で書いてはいけません。あくまでも、丁寧に、心を込めて書きましょう。

 

手書きの始末書の場合、便箋に縦書きで書くとより正式のものになります。

ただし、手紙ではありませんので、「拝啓」「敬具」などは不要です。

反省文と始末書の違いは?

もう一つ、始末書と似たものに反省文があります。

 

反省文は、始末書における軽微なミスなどの場合に提出させる会社もあるようですが、企業内ではたいていは始末書になります。

会社に対してそのトラブルに対して反省の意を提出する謝罪文書になりますが、基本的には始末書と同じです。

どちらかと言えば、学校などで校則違反をした場合に書く場合が多いようです。

 

書き方としては、始末書と同じように書けばよいでしょう。

 

(関連記事)この記事を読んでいる方におすすめの関連記事はこちらもどうぞ。

※ 職務経歴書の書き方は手書きの方がいい?見本は?

 

まとめ

始末書は、会社などでミスやトラブルを犯した場合に、謝罪と反省の意図で提出する文書です。

したがって、軽微なミスやトラブルであれば、誠意を込めて書けば、それ以上は追及されないで済む可能性が高いのです。

 

始末書の書式は、会社に用意されている場合もありますが、ない場合は、インターネット上にいろいろなテンプレートがあり、無料でダウンロードできます。

でも、誠意を見せるという意味では、ダウンロードした書式を使ってプリントアウトするよりも、心を込めて手書きで書く方が、誠意が会社にも伝わります。

 

反省して、二度と始末書の必要なミスやトラブルは犯さないようにしてください。

他にも、顛末書と始末書の書き方や両者の違いに関する記事はあります!

※ 「顛末書と始末書の書き方|社外・社内」の記事一覧はこちらから

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